OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Práva pri spracúvaní osobných údajov sú upravené v Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) z 27. apríla 2016 č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len ako „GDPR“ alebo „Nariadenie“) a zákone č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „Zákon o ochrane osobných údajov“ alebo „zákon č. 18/2018 Z.z. o OOÚ“).
Identifikačné a kontaktné údaje Prevádzkovateľa:
Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre (ďalej len „SPU“) je Prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. Konkrétne požiadavky na jeho určenie sú ustanovené v osobitných predpisoch, ktoré vymedzujú účely a čiastočne aj prostriedky spracúvania osobných údajov.
Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre
Tr. A. Hlinku 2, 949 74 Nitra
IČO: 00397482
tel.: +421 37 641 5533
e-mail: verejnost@uniag.sk
Kontaktné údaje zodpovednej osoby (DPO):
tel.: +421 37 641 5501
e-mail: zodpovedna.osoba@uniag.sk
INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje je potrebné v nevyhnutnom rozsahu spracúvať z dôvodu plnenia, resp. zabezpečenia povinností a úloh, ktoré nám, ako verejnej vysokej škole vyplývajú:
- zo všeobecne záväzných právnych predpisov.
SPU môže pristúpiť k spracúvaniu vašich osobných údajov v prípadoch, ak je rozsah osobných údajov stanovený právnymi predpismi nepostačujúci na dosiahnutie vymedzeného účelu spracúvania, aj na základe nasledujúcich právnych základov:
- ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi Vami a SPU vrátane predzmluvných vzťahov v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
- ak je to nevyhnutné na splnenie úlohy SPU, realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej SPU v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR,
- ak je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje SPU podľa Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, alebo
- ak ste udelili súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
ÚČELY A PRÁVNY ZÁKLAD SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
KOMU POSKYTUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE
- Dopravcovia v cestnej doprave, mestskej hromadnej doprave, dráhovej doprave
- Zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom SPU
- Inštitúcie Európskej únie Európska Komisia
- Organizácie financujúce niektoré programy študentských mobilít
- Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých je SPU členom
- Štátne orgány vykonávajúce pôsobnosť v oblasti školstva
- Vedecké inštitúcie
- Občianske združenia
- Firmy poskytujúce technickú podporu pre informačné systémy bez vykonávania spracovateľských operácii s osobnými údajmi, ale s faktickou možnosťou oboznámenia sa s obsahom dát
- Firmy participujúce na vedecko-výskumných projektoch v inkubátoroch alebo vedeckých parkoch
- Firmy participujúce na vedecko-výskumnej činnosti
- Poštoví doručovatelia a poštové podniky
- Advokáti
- Notári
- Exekútori
- Audítori
DOBA UCHOVANIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov alebo osobné údaje uchovávame počas trvania zmluvy. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných predpisov a/alebo Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu SPU v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
SPU predpísaným spôsobom zlikviduje tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania a doba uchovania sa skončila. Po skončení vymedzeného účelu je SPU oprávnená spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu, a to na vedecké účely, účely historického výskumu alebo účely štatistiky, v ich anonymizovanej alebo pseudonymizovanej podobe.
Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek udelený súhlas odvolať a po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať.
DOBA UCHOVÁVANIA A VÝMAZ OÚ |
|
Účel spracúvania osobných údajov | Doba uchovávania alebo kritériá na jej určenie |
Vzdelávanie |
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. Sociálna podpora študentov 5 rokov. V prípade dokumentáciu prijímacieho konania, dokumentáciu o zápise na štúdium a zápisoch do ďalšej časti štúdia, výpis výsledkov štúdia, kópie dokladov o absolvovaní štúdia 25 rokov odo dňa skončenia štúdia. Register študentov (vrátane spisov študentov) v prípade riadneho skončenia štúdia 50 rokov od skončenia štúdia. |
Vedecké a výskumné účely a projekty |
10 rokov |
Poskytovanie ďalšieho vzdelávania |
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít |
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
Akademická samospráva |
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom SPU |
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
Poskytovanie knižnično-informačných služieb |
O používateľovi bezprostredne po ukončení štúdia študenta/pracovného pomeru zamestnanca alebo na jeho žiadosť alebo po 1 roku nevyužívania služieb. Osobné údaje uvedené v záverečnej práci autora 70 rokov. |
Personálne a mzdové účely |
Počas trvania pracovného pomeru a uplynutí zákonných lehôt pre uchovávanie určitých typov dokumentov. Spravidla 5 až 10 rokov, doklady potrebné pre účely sociálneho a zdravotného poistenia a mzdové listy 20 rokov, v niektorých prípadoch až 70 rokov od narodenia zamestnanca. |
Daňové a účtovné účely |
10 rokov |
Plnenie povinností SPU v oblasti BOZP, PO a PZS |
5 rokov |
Ochrana utajovaných skutočností |
Bezpečnostné previerky 1 rok po zániku určenia. |
Plnenie povinností a úloh SPU v oblasti krízového manažmentu |
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. Na účely HM ihneď po aktualizácii údajov. |
Plnenie zákonných povinností SPU |
Počas trvania právnej povinnosti, viď registratúrny plán. Spravidla 5 až 10 rokov. |
Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov |
Spravidla 3 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
Správa registratúry |
Počas lehôt uloženia alebo archivácie. V prípade dokumentov s trvalou archívnou hodnotou, trvalá archivácia údajov. |
Vybavovanie sťažností |
10 rokov od vybavenia sťažnosti. |
Podnikateľská činnosť |
Počas trvania vzťahu s dotknutou osobou týkajúceho zmluvného vzťahu. Spravidla 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
Ochrana majetku a bezpečnosti |
5 rokov Kamerový záznam 15 dní. Počas trvania iných účelov spracúvania, na ktoré sú osobné údaje v IT systémoch spracúvané. |
Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa |
3 roky |
Zvyšovanie povedomia o SPU a propagácia
|
Až do namietania alebo do odvolania súhlasu, spravidla 1 až 5 rokov. |
Štatistické účely |
Počas trvania iných účelov spracúvania. |
CEZHRANIČNÝ PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV
PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV |
|
---|---|
Účel spracúvania osobných údajov | Označenie tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie |
Vzdelávanie |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Vedecké a výskumné účely a projekty |
Krajiny partnerov konzorcií projektov (v prípade schválenia účasti SPU ako partnera/spoluriešiteľa na danom projekte). |
Poskytovanie ďalšieho vzdelávania |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít |
Partnerské zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom SPU |
Akademická samospráva |
Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých členom je SPU |
Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom SPU |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Poskytovanie knižnično-informačných služieb |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Personálne a mzdové účely |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Daňové a účtovné účely |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Plnenie povinností SPU v oblasti BOZP, PO a PZS |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Ochrana utajovaných skutočností |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Plnenie povinností a úloh SPU v oblasti krízového manažmentu |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Plnenie zákonných povinností SPU |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Správa registratúry |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Vybavovanie sťažností |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Podnikateľská činnosť |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Ochrana majetku a bezpečnosti |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Zvyšovanie povedomia o SPU a propagácia |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
Štatistické účely |
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje |
AUTOMATIZOVANÉ SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
K automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle čl. 22 GDPR môže dochádzať v týchto prípadoch:
KONTROLA ORIGINALITY ZÁVEREČNEJ PRÁCE | |
Použitý postup |
Anti-plagiátorský softvér, ktorý skenuje verejne dostupné zdroje a získava tak do registra obrovské množstvo údajov aj z iných prác a odborných publikácií zo zahraničia, pričom tento softvér vyhodnocuje mieru zhody záverečnej práce s ostatnými prácami v registri. |
Význam |
Správne určenie percenta zhody posudzovanej záverečnej práce s inými záverečnými a akademickými prácami v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy. |
Predpokladané dôsledky |
Percentuálne rozhodnutie o zhode (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepripustenie prác vykazujúcich znaky plagiátorstva na obhajobu. |
POSUDZOVANIE NÁROKU NA INTERNÁTNE UBYTOVANIE | |
Použitý postup |
Systém Ubytovanie automaticky vyhodnocuje úspešnosť žiadostí o ubytovanie na základe bodového systému a hodnotiacich kritérií definovaných v príslušnom vnútornom predpise SPU. |
Význam |
Efektívne a spravodlivé spracúvanie veľkého množstva žiadostí o pridelenie obmedzenej internátnej ubytovacej kapacity v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy |
Predpokladané dôsledky |
Rozhodnutie o pridelení ubytovania (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepridelenie ubytovania. |
AKO ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE
SPU Vaše osobné údaje získava najčastejšie priamo od Vás (ak ste uchádzačom o štúdium, študentom, účastníkom celoživotného vzdelávania, zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie, riešiteľom projektu, členom akademickej samosprávy, používateľom univerzitnej knižnice, ubytovaným hosťom v ŠD alebo návštevníkom SPU a pod.).
Osobné údaje môžete SPU poskytnúť rôznymi spôsobmi napr. : prostredníctvom printovej prihlášky na štúdium, žiadosti CŽV, žiadosti o zaradenie do výberového konania (prijatia do zamestnania), osobného dotazníka zamestnanca, registráciou na našich webových stránkach (napr. vyplnením prihlášky/žiadosti), komunikáciou s nami najmä prostredníctvom elektronickej pošty alebo v procese uzatvárania zmluvy s SPU a pod.
V osobitných prípadoch od tretích strán (napr. od súdov, exekútorov, sociálnej poisťovne, z dostupných registrov vedených v zmysle osobitných zákonných predpisov alebo priamo od Vašej blízkej osoby).
Na spracúvanie Vašich osobných údajov, ktoré SPU získala pri plnení svojich úloh od tretích strán, sa pre plnenie povinnosti prevádzkovateľa transparentne informovať dotknuté osoby vzťahujú výnimky podľa čl. 14 ods. 5 GDPR. Ide napríklad o osobné údaje o spoločne posudzovaných osôb, pri posudzovaní nároku na sociálne štipendium študenta (pri zdokladovaní sociálnych pomerov v rodine študenta ako žiadateľa).
Vaše osobné údaje, ktoré SPU nezískala priamo od Vás môže spracúvať v rámci plnenia povinností a úloh, ktoré jej vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov:
- ako poskytovateľovi vzdelávania, ak ste napríklad rodinným príslušníkom nášho študenta alebo jemu blízkou osobou;
- ako zamestnávateľovi, ak ste napríklad rodinným príslušníkom zamestnanca SPU alebo jemu blízkou osobou;
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR nie ste nikdy povinní poskytnúť Vaše osobné údaje. Poskytnutie Vašich osobných údajov je založené na Vašej slobodnej úvahe a dobrovoľnom konaní. Udelený súhlas máte právo kedykoľvek odvolať. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne a podstatné následky na Vašu osobu, ale môže sa znížiť komfort využívania niektorých služieb a Vaše informovanie o novinkách.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR poskytnutie osobných údajov je požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok nezavretie zmluvného vzťahu.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo splnenie úlohy vo verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že nebude môcť byť splnená úloha zabezpečovaná v rámci pôsobnosti orgánov akademickej samosprávy alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie, o ktoré nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy, ktorú SPU ako verejná vysoká škola vykonáva vo verejnom záujme alebo má plniť v rámci svojich zákonných povinností.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem a využívame na spracúvanie Vašich osobných údajov právny základ podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo podať námietku.
OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA
SPU spracúva osobné údaje dotknutých osôb v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje SPU pri spracúvaní osobných údajov a tieto predstavujú:
- Vedecké a výskumné účely a projekty
- Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov SPU
- Zvyšovanie povedomia o SPU a propagácia
- Ochrana majetku a bezpečnosti SPU
- Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa (SPU)
PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY
- Právo potvrdenie a prístup k osobným údajom
- Právo na opravu osobných údajov (právo „na zabudnutie“)
- Právo na vymazanie osobných údajov
- Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov
- Právo na prenosnosť osobných údajov
- Právo namietať spracúvanie osobných údajov
- Právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania
- Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov